書類を整理する方法 ~段ボールにすべてまとめよう~

たくさんの書類

こんにちは、こんやです。

みなさんは書類の整理していますか?

書類というと、賃貸の契約書だったり、保険関係の書類領収書関連はがき類・・・

たくさんありますよね。

そして、いざ必要になった時に

「あれ?どこにしまってあったんだっけ?」

と探すのに苦労することもあるでしょう。

そんな時のために、書類を楽に探すための方法を紹介します。

書類の保存場所

散らかる書類

書類はどのように保存していますか?

机や引き出しの中、ファイルの中など、人それぞれだと思います。

けれど、意外と探すと見つけ出すのに苦労したりするんですよね。

「この引き出しに入れておいたはずなんだけどな・・・他の部屋を探してみよう」

という感じであちこち探しまわることも。

このような苦労をせずに楽に探せる方法を僕の実体験から紹介したいと思います。

段ボールに書類をまとめよう

書類を楽に探せる方法とは、結論からいうと

「書類を段ボールにまとめる」方法です。

書類をなんでもかんでも段ボールの中に入れれば良いというわけではなく、入れ方にもコツがあるので説明していきます。

準備するもの

まず、必要な物から挙げていくと

  • 段ボール
  • ファイル
  • ファイルボックス

があります。

ダンボール

段ボールはファイルボックスが4つほど入るサイズのものが良いでしょう。

クリアファイル

ファイルは関係書類をまとめる際に必要になります。

1枚1枚バラバラのまましまうと、取り出す時に苦労するので準備しておきましょう。

ファイルボックス

ファイルボックスは、ファイルをジャンルごとに分ける際に役立ちます。

これらはホームセンターで買うことができます。

ファイルとファイルボックスは100均でも売っています。

書類をまとめる手順

書類を整理する手順は次の流れになります。

  1. 書類を1か所に集める
  2. 種類(ジャンル)ごとに分ける
  3. 書類の内容を確認して取捨選択する
  4. ファイルにまとめる
  5. ファイルボックスにジャンルごとにファイルを入れる
  6. ファイルボックスを段ボールに入れる
  7. 完了

まず、自宅にある書類を1か所に集めます。

契約書やマニュアル類、思い出のもの等、様々な場所にしまってあるものをひとつの場所に持ってきます。

この作業だけでも「こんな書類がここにあったんだ」と気づくことができると思います。


次に、それらの書類をジャンルごとに分けます。

賃貸や保険、電気・ガス・水道等の契約書。

これらを『契約書系』としてまとめる。

家電の説明書やパソコンのマニュアルといった解説書類を『マニュアル系』としてまとめる。

といった具合に、自分が分かる形でジャンルごとに分けましょう


次に、分けた書類の内容を確認します。

内容を見て、情報が古く使わないものや必要のないものを捨てていきます。

「こんな書類持っててもしかたがないな」

と要らない書類に気が付き、断捨離にも役立ちますね。


残った書類はすべて必要なものなので、これらをファイルに入れてまとめていきます。

ファイルにいれて保存することで、バラバラにならず取り出しやすいことや保存状態もよくなるので気持ち的にもスッキリします。

こどものころは「こんなファイルあって何の意味があるんだろう?」と思っていましたが、大人になり書類が多くなった今ではとても便利で必須なものとなりました。


次に、ファイルを入れるファイルボックスを用意します。

契約書類はこのボックスに、マニュアル類は別の方に、・・・という形でジャンルごとに入れて収納することで探す際に手間がかからないので便利です。

それに、ファイルだけで段ボールに詰めてしまうと倒れたりかさばったりと使いづらくなってしまうので、ファイルをまとめるファイルボックスがあると楽に取り出して探せるので便利だと実感しています。


最後に、ファイルボックスを段ボールに収納すれば、書類の整理が完了です。

この方法に気づいたきっかけ

この方法に気が付いたのは、引越の準備をしている時でした。

引越の時っていろいろなものを段ボールに詰めて運びますよね。

引越準備の段階で、わかりやすいように同じ種類のものを段ボールに詰めていました。

食器・文房具・趣味のもの・服・本・・・等。

そんな時に、引き出しや棚の上など、いろいろなところに散らばって保管していた書類もひとつの段ボールの中にまとめて入れることにしました。

当初「引っ越し後は段ボールから出して各棚や引き出しに入れなおそう」と考えていました。

けれど、引越後「むしろこの段ボールの中で保存していた方が探しやすくて便利」だということに気が付きました。

この自分の実体験から、”もしかすると書類整理で苦労している人も多いかもしれない”と思い、この記事を書くことにしました。

最後に

書類の重要性が高い現代の世の中。

いざ必要となった時にすぐに探せる状況も大切です。

番号や手順が書いてある契約書類、家計簿作りや確定申告等で必要となる領収書類、家電に不具合が起きた時に必要なマニュアル類等、重要な書類は様々です。

あちこちに書類を整理するのではなく、1か所に書類をまとめておくことで探す時間や手間の削減に役立ちます。

保存しておいた書類は定期的に確認して不要なものは捨てましょう。

年末の大掃除の時期に書類整理をすると良いかもしれません。

この記事が少しでもみなさんのお役に立てると幸いです。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

こんやの一言

書類が必要になった時に、探してもなかなか見つからないときがよくありました。

けれど、今回紹介した方法で今は書類を整理しているので見つからずに困ることはほとんどなくなりました。

「書類専用段ボール箱」は意外と良いものでしたね。